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Microsoft Access: Abfragen

Mit einer Abfrage kann der Anwender auf die Tabellen der Access-Datenbank zugreifen und die gewünschten Inhalte für die Ausgabe mit entsprechenden Kriterien festlegen. Das Ergebnis einer Abfrage ist jeweils eine Liste mit Datensätzen, die den Abfrage-Kriterien entsprechen, was auch als dynaset bezeichnet wird. Es ist möglich, die Inhalte von Feldern in dynasets zu verändern und dadurch auch die zugrundeliegenden Tabellen zu aktualisieren.

Access, Dynaset, Abfrage

Abfragen können in Access als Datenbank-Objekte gespeichert werden, so dass ein erneuter Aufruf der Abfrage den jeweils aktuellen Datenbestand wiedergibt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, Abfragen zu parametrisieren, d.h. erst zum Zeitpunkt der Ausführung ein bestimmtes Kriterium festzulegen:

Access, Abfrage mit Parametern

Bei der Definition der Abfrage-Kriterien bietet Access einen komfortablen Editor, der es ermöglicht, die gewünschten Datenfelder per Drag & Drop auszuwählen. Kriterien (z.B. Land = "USA") können dann für die einzelnen Felder eingegeben werden, dies können mathematische, Zeichenketten- oder logische Operatoren sein, jeweils abhängig vom gewählten Feld-Datentyp. Durch die optimale logische Verknüpfung (AND/OR/NOT) von einzelnen Kriterien lässt sich fast jede Fragestellung in eine Abfrage umwandeln.

Access, Abfrage -Kriterien

Abfragen können auch in Access in Form von SQL-Anweisungen eingegeben werden. SQL (Strutured Query Language) dient zur Definition, Abfrage und Veränderung von Datensätzen bzw. Tabellen einer relationalen Datenbank und wird in jeder Access-Abfrage verwendet, auch wenn zum Entwurf der komfortable Editor verwendet wurde. Access arbeitet intern mit der Microsoft Jet Engine als Schnittstelle zwischen Datenbank und Benutzeranfragen. Die Jet Engine ist weitgehend an Standard-SQL orientiert, bei Portierung einer Access-Datenbank auf ein anderes System müssen jedoch in der Regel Anpassungen im Bereich der Abfragen vorgenommen werden.

Access kennt verschiedene Arten von Abfragen: Neben der einfachen Auswahl-Abfrage stehen Aktualisierungs-Abfragen (Ändern von Datensätzen), Löschabfragen, Anfüge-Abfragen (Datensätze zu bestehenden Tabellen hinzufügen), Kreuztabellen-Abfragen (zur Aggregation von Daten nach zwei Kriterien) und Tabellenerstellungs-Abfragen (für neue Tabellen/Daten-Import).

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